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HeimatTBWA sucht Teamassistenz & Empfangs-Allrounder (m/w/d) - Vollzeit

Du bist nicht nur der erste Kontakt für unsere Besucher und Kollegen, sondern auch die gute Seele der Agentur. Du liebst es, wenn der Ablauf im Büro reibungslos funktioniert und kümmerst Dich um praktische, organisatorische und administrative Aufgaben aus den Bereichen Assistenz, Front-Office und HR. Du magst es, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten und bist stets offen für Menschen aller Art. 

Deine Aufgaben:

  • Du leitest und verwaltest den Empfang der Agentur, empfängst unsere Gäste, Kunden und Lieferanten und nimmst eingehende Anrufe entgegen
  • Du buchst alle In- und Auslandsreisen für die Kollegen und erstellst anschließend die Reisekosten-Abrechnungen
  • Du unterstützt unsere HR Abteilung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
  • Kleine und große Meetings, Workshops oder Events organisierst und betreust Du mit viel Herzblut und Sorgfalt
  • Du bist zuständig für die Vergabe und Pflege unserer Konferenzräume
  • Du bearbeitest unsere Ein- und Ausgangspost und wickelst täglich anfallende Kuriere ab
  • Du bestellst eigenständig Büromaterialien, Getränke, Obst, Blumen, Catering und andere Dinge für den Agenturalltag und wickelst die Besorgungen von der Auftragsstellung bis zur Rechnungsprüfung ab
  • Du hast immer ein Auge darauf, dass sich jeder in der Agentur wohlfühlt und sorgst mit Deiner positiven Art für eine angenehme Arbeitsumgebung
  • Du bringst auch proaktiv eigene Ideen ein, um den reibungslosen Workflow in unserem Office sicherzustellen

Dein Profil:

  • Du verfügst über Erfahrung am Empfang, im Sekretariat, in der Gastronomie oder im Service, im Hotelfach, o.ä. und bringst idealerweise eine abgeschlossene (kaufmännische) Berufsausbildung in einem verwandten Bereich mit
  • Du hast ein umfassendes Verständnis von kaufmännischen und administrativen Aufgaben und bist fit im Umgang mit Microsoft Office (v.a. Excel und Word)
  • Du kommunizierst gerne und sicher mit anderen Menschen und verfügst über fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (C1)
  • Du besitzt ein ausgeprägtes Organisationstalent und behältst auch in stressigen Situationen stets den Überblick
  • Du bist sehr verantwortungsbewusst und zeigst gerne Eigeninitiative 
  • Zuverlässigkeit, Diskretion, Serviceorientierung und Leidenschaft für den Job sind für Dich selbstverständlich
  • Du bist langfristig und in Vollzeit (an 5 Tagen pro Woche) verfügbar

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung inklusive Anschreiben, Lebenslauf und Referenzen sowie darauf, Dich bald persönlich kennenzulernen!